Una mirada desde la experiencia.

Un contrato comercial debe proteger los intereses de las partes de forma justa y equitativa.

La experiencia profesional y la praxis diaria nos hacen ver que es necesario contemplar el funcionamiento de los contratos de forma integral tratando de prever las dinámicas que del mismo se desprenderán, a fin de dar contenido y forma a un instrumento jurídico que se adapte de la mejor forma posible a los necesidades de las partes.

Todo ello, a fin de evitar los problemas más comunes que podemos encontrar al gestionar un contrato, entre los que se pueden mencionar;

• Retrasos.
• Problemas de calidad.
• La cuantificación del daño por incumplimiento.
• Falta de entendimiento entre las partes
• Falta de previsión de cuestiones técnicas.
• Mayores costos.
• Cambios de condiciones económicas.
• Imposibilidad de cumplir con alguna de las cláusulas del contrato debido a factores externos o regulatorias.
• Dificultades en la coordinación entre mandos medios o en la vinculación inter organizacional o temas asociados a la asignación de roles.
• Problemas asociados a subcontrataciones.
• Dificultades en la gestión del tiempo y la planificación del proyecto.
• Falta de alineación en cuanto a los objetivos y expectativas.
• Problemas de gestión y manejo de la información, sobre todo de aquella que es confidencial.
• Problemas con la transferencia de tecnología o conocimientos especializados.
• Falta de flexibilidad para adaptarse a cambios imprevistos en el proyecto.

Esta enunciación no es exhaustiva, y de hecho se complejiza cuando se mezclan elementos de varios de ellas. Lo que busca, es recordar lo que nos encontramos cuando esto sucede y así estar mejor posicionados para gestionarlos.

En consonancia queremos compartir algunos de los recaudos a tener presentes al momento de realizar un contrato:

• Definir con claridad las obligaciones y responsabilidades de cada parte
• Especificar las consecuencias en caso de incumplimiento
• Establecer procedimientos y mecanismos que permitan la comunicación dando marco a las dinámicas que emerjan del contrato.
• Establecer claramente las garantías y consecuencias para los incumplimientos, los que deben ser fácilmente determinables
• Generar un sistema de monitoreo y seguimiento
• Cláusulas de pago y facturación con plazos y fechas previamente acordadas.

De esta forma al Identificar y prever posibles contingencias, es algo que nos permitirá evitar malos entendidos o consecuencias disvaliosas en las dinámicas contractuales. Siempre será mejor acordar en buenos términos que haremos y como actuaremos cuando nos “peleamos”; que intentar establecer reglas en medio de una desavenencia. Esto nos dará previsibilidad y agilizará los procesos de forma tal que evitaremos mayores costes.

En consonancia, al momento de realizar un contrato es importante definir con claridad las obligaciones y responsabilidades de cada parte, sus formas de cumplimiento y la dependencia y/o relación entre ellas, estableciéndose las consecuencias tanto para la mora como para el incumplimiento. Al anticiparse a las posibles contingencias, garantizaremos  un contrato sólido y seguro para todas las partes implicadas.

De esta forma el contrato contendrá cláusulas que establezcan los procedimientos para la terminación y/o penalizaciones por incumplimiento.  En este marco de ideas se preverá la devolución de bienes o pagos ante la finalización anticipada; más allá de las multas e intereses.

Cuando hablamos de la relevancia de la comunicación en los contratos, vamos más allá de establecer canales y sistemas de comunicación, sino que también deben existir niveles de comunicación y formas de escalamiento; lo que permitirá un fluir constante de la información ayudando a una rápida gestión ante cualquier inconveniente. Dichos canales tendrán que estar debidamente estructurados, siendo conveniente tener referentes individualizados por ambas partes. Recomendándose además en muchas casos la utilización de la notificación electrónica como parte de este esquema.

Debemos Identificar y gestionar los riesgos, los que en un principio dependerá de cada parte. Ahora, al compartirse y gestionarse ambos obtendrán un provecho sin que esto se de en detrimento de los intereses de la otra.

En momentos donde la economía fluctúa se recomienda establecer pautas que permitan tener presente la ecuación económica-financiera y de corresponder, los puntos donde esta puede romperse. Debiéndose también considerar cómo se contabilizará el contrato, se realizará su registración contable en el marco de una adecuada planificación fiscal y tributaria

De conformidad con ello, deberemos  establecer un plazo de vigencia, determinando las consecuencias ante el cumplimiento de la fecha de finalización como para el hecho de que el contrato continúe en ejecución. Estableciéndose para el caso del que contrato esa prorrogable, el mecanismo para su consecución. Si la conclusión o terminación de las obligaciones demandan costos, tiempos o tareas especiales también estableceremos como se abordarán las mismas.

Siempre que se determine una obligación debe existir una sanción si existe incumplimiento. La medida de la sanción tendrá correlación con el daño que el actuar genere, para lo se contemplaran intereses o multas. En tanto, las mismas en contextos inflacionarios deberán estar previstas de forma tal que no exista depreciación o un desbalanceo de la ecuación económico financiera.

Se recomienda generar e incluir sistemas de resolución de conflictos acuerdes a las circunstancias del contrato, pudiendo establecerse mecanismos simples para definir diferencias menores, entre los que podríamos incluir que las controversias entre empleados  las definan niveles jerárquicos superiores u otras como la mediación o el arbitraje en caso de cuestiones más complejas. En estos casos será importante establecer tiempos acordes al tipo de problema, atendiendo a las dinámicas y necedades propias del tipo contrato que se trate.

En el mismo orden de cosas se recomienda que los contratos contengan cláusulas de confidencialidad y protección de datos, como regulaciones propias para la transferencia de tecnología o conocimientos especializados. Lo que nos permitirá prever y desarrollar los mecanismos necesarios para evitar controversias y generar valor agregado el proceso. En muchos casos las Cláusulas de confidencialidad cuyo objetivo es la protección de los intereses de ambas partes, pueden contener restricciones sobre cómo se utiliza y se comparte la información, así como penalizaciones por incumplimiento. En el mismo sentido, debemos prever y especificar aquellas cuestiones atinentes a la propiedad intelectual y el uso de elementos asociada a esta.

A estas alturas, queda claro que no se dará nada por sentado, para lo cual necesitamos términos y condiciones claros, buscando utilizar un lenguaje que no preste a confusión, en palabras sencillas y fáciles de entender. Confeccionando un glosario de ser necesario. Asegurándose que en el contrato quede redactado de forma clara las funciones, obligaciones y entregables a las que se compromete cada parte.

Un contrato es esencialmente un acuerdo entre al menos dos partes, quienes buscaran una utilidad y verse beneficiados por el vínculo que se genera. Lo cual se fortalecerá si dicho vínculo se basara en la confianza y el dialogo al momento de establecerse; lo que permitirá el establecimiento de reglas claras que permitan un desarrollo comercial acorde a las necesidades de ambos.

De esta forma, antes de firmar el contrato, es importante que todas las partes revisen cuidadosamente el documento y que se asesoren tanto por un especialista en el tema como por un abogado que de forma conjunta y multidisciplinaria acompañen el proceso.

Por Marcelo A. Dalton.-